Titre professionnel secrétaire assistant médico-administratif

Le secrétaire assistant médico-administratif (SAMA) exerce ses activités dans le respect du secret professionnel, du secret médical, des règles de confidentialité et d'identitovigilance. Il intervient dans un cadre éthique et dans le respect des droits des patients. Il applique les procédures en vigueur dans la structure médicale et suit les consignes transmises par les professionnels de santé ou la hiérarchie.
Il joue un rôle central dans la transmission des informations. En interne, il communique avec les professionnels de santé et les différents services  En externe, il peut être amené à communiquer avec des secrétariats médicaux, les organismes d'assurance maladie, les organismes de mutuelle… Il adapte sa communication écrite et orale à ses différents destinataires en utilisant un vocabulaire adapté.
Il assure l'accueil physique et téléphonique du patient, le cas échéant de son entourage, dans le respect des procédures internes de la structure médicale. Dans le cadre de cette mission, il peut être amené à gérer des situations difficiles d'accueil, dans la limite de ses responsabilités.
Il collecte les documents nécessaires à la prise en charge administrative et financière du patient, s'assure de leur validité et les enregistre dans un logiciel métier. Il assure le suivi et l'actualisation du dossier patient lors du suivi médico-administratif et assiste les professionnels de santé dans la coordination du parcours du patient.
Sous la supervision du professionnel de santé, il transcrit et met en page les écrits médicaux et vérifie l'orthographe de la terminologie. Il participe au traitement des demandes d'accès au dossier médical en préparant les informations communicables.
Le SAMA utilise quotidiennement des logiciels bureautiques, des outils numériques et collaboratifs ainsi que des logiciels métier. Il assure une veille sur les évolutions technologiques.
Dans son exercice professionnel, il adopte les principes éco-responsables de sobriété énergétique et numérique (exemples : penser à éteindre ou mettre en veille son ordinateur…).
En fonction du contexte d'exercice, il peut être amené à utiliser l'anglais pour accueillir, gérer des rendez-vous et réaliser la prise en charge de patients non-francophones. Les activités professionnelles du secrétaire assistant médico-administratif requiert notamment une agilité numérique, une aptitude à la communication, des capacités d'écoute, d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de discrétion.
Ses activités professionnelles impliquent une station assise prolongée et un travail régulier face à un écran d'ordinateur, dans un rythme soutenu et des délais à respecter. Le SAMA travaille seul, en équipe pluridisciplinaire ou en interservices et sous la responsabilité d'un professionnel de santé ou d'un responsable hiérarchique. Il peut travailler en horaire de journée, parfois en horaire décalé ou selon un système de rotation dans plusieurs services.

 1 : Assistance administrative et logistique

• Gestion de l’accueil : Accueillir les patients (physique et téléphonique), identifier les demandes et orienter vers les services concernés.
• Planification de l’activité : Gestion des agendas complexes, prise de rendez-vous et optimisation des plannings médicaux.
• Logistique de proximité : Gestion des stocks de fournitures et de dispositifs médicaux, suivi des commandes et relations fournisseurs.

 2 : Gestion du dossier patient et facturation

• Tenue du dossier médical : Création, mise à jour et archivage des dossiers (numériques et papier) dans le respect du RGPD.
• Facturation des actes : Maîtrise de la nomenclature (CCAM, NGAP), télétransmission des feuilles de soins (FSE) et gestion du tiers payant.
• Suivi administratif : Traitement des rejets de facturation, relances mutuelles et encaissement. 

3. Communication et transmission de documents

• Transcription médicale : Saisie de comptes rendus opératoires, de consultations et de courriers d’experts via dictée numérique.
• Terminologie médicale : Maîtrise du vocabulaire spécifique par spécialité (anatomie, pathologies, examens, pharmacologie).
• Rédaction professionnelle : Conception de notes internes, mails et documents de synthèse.

4 : Hygiène, Sécurité et Déontologie

• Éthique et droit : Respect strict du secret professionnel, de la confidentialité et du droit des patients.
• Veille sanitaire : Application des protocoles d'hygiène et de sécurité au sein du secrétariat.

Titre professionnel secrétaire assistant médico-administratif
Niveau de sortie : Niveau 4. (BP, BT, Bac pro ou techno, ...)